商贸企业把合同文件当作重要资产，跟供应商或者客户签订的协议，这些文件里面有价格条款、客户信息、付款方式这些敏感内容。因为企业数字化转型深入了，合同电子化管理效率是高了，但是数据泄露风险也来了。怎么保证合同文件在内部分发、外发和归档这些环节里安全，成了商贸企业必须解决的大问题。 商贸企业的合同文件会碰到内部人员泄露、文件外发失控、离职人员带走文件、归档文件没保护这些问题。员工可能用微信、邮件或者U盘把文件外发，企业不好管控。文件给客户或者合作伙伴后，企业就控制不住了。离职的人可能会把文件拷走。历史合同文件要是明文存储，也容易被篡改或者非法访问。 针对这些问题，Ping32提出了一个完整的方案，能确保合同文件在创建、使用、外发、归档的时候都被管住。文档透明加密功能可以在员工不知道的情况下自动加密文件，确保授权范围内的人才能正常打开，脱离范围就打不开或者乱码了。新建文件自动加密，历史文件也能扫描加密，半透明模式下非核心部门可以正常使用加密文件但不会创建新的加密文件。 外发的时候Ping32提供密文外发机制控制权限，比如密码校验、机器绑定、显示水印和禁止复制打印截图等等。联网校验或者离线补时也能支持外发场景，还能水印震慑拍照泄密行为。流转追溯记录路径和泄密追踪记录邮件或者即时通讯外发的内容帮助定位问题。 移动端支持Android和iOS设备预览加密文件不需要解密，安全U盘模块允许外出使用加密U盘插入外部电脑也能正常使用权限可控。安在软件作为终端安全管理工具帮忙统一纳管设备、软件分发补丁管理、远程协助工单管理和系统权限控制网络访问管控降低内网风险和提供稳定运行环境给Ping32加密功能。 Ping32通过这些功能帮助企业实现合同文件全生命周期安全管控加上安在软件的协同作用构建全方位防护体系保障数据安全同时提升运维效率和员工体验让业务更安心运行常见问题解答中提到透明加密不影响员工正常使用加密支持Word、Excel、PPT、PDF、WPS还有安在软件是终端管理工具为Ping32提供环境支撑共同构建完整体系回答了用户常见疑问帮助用户更好理解产品特点和应用场景。